MS EXCEL je nejpopulárnější tabulkový software na světě se stovkami milionů uživatelů. Díky jednoduchému způsobu jak v EXCELu organizovat data se stal nejvíce používaným nástrojem pro přípravu reportů. Nicméně nemusí trvat dlouho nasbírat data, přesahující kapacitní možnosti EXCELu. Tabulkové procesory dále neumožňují real-time sdílení a změny dat, případně ukázání kompletního obrazu všech dat Vaší organizace. Řada podniků proto opouští EXCEL a přechází na speciální software pro reporting navržený pro pokročilé potřeby dnešních organizací. Pokud se Vás týká některý ze symptomů popsaných níže , nastal pravděpodobně správný čas ke zlepšení Vašeho reportingu a jeho převedení na novou kvalitativní úroveň.
MS EXCEL se zpomaluje pokud reporty obsahují větší objem dat, než pro který byl navržen. Velikost ovlivňuje čas potřebný k načtení EXCELového dokumentu stejně jako čas potřebný k provedení změn v dokumentu. V dnešní době téměř každý podnik aktivně sbírající data např. pro marketingová a prodejní oddělení může nashromáždit objem dat přesahující kapacitní možnosti Excelu.
Když nastane tato situace, uživatelé se snaží rozdělit data do menších, lépe zvládnutelných segmentů, případně udržovat data v několika pracovních sešitech nebo tabulkách, které je téměř nemožné konsolidovat. To nejen ztěžuje tvorbu reportů, ale také to zabírá významný čas, který potom chybí na jiných úkolech. Vzhledem k tomu, že je obtížné správně spojit všechny Vaše rozptýlené soubory dat, nebudete mít nikdy kompletní pohled na Vaši organizaci.
Uživatelé Excelu typicky ukládají soubory pro účely reportovaní na vlastních počítačích. Pokud několik lidí chce pracovat na reportu s použitím stejných dat, musí mít identické kopie souboru.To nemusí být vnímáno jako problém, protože např. sdílení dat pomocí rozeslání souboru e-mailem je jednoduché.
Nicméně změny hodnot v některých buňkách bývají nevyhnutelné. Pokud soubor je sdílený a analytik začne pracovat na reportu, tyto změny je obtížné implementovat. Každý z uživatelů pracujících na tomtéž reportu zpravidla udržuje rozdílnou verzi souboru s mírně odlišnými daty, což následně vede k debatě kdo má nejpřesnější data. Řízení souborů s několika uživateli a verzemi vede v lepším případě ke zdlouhavému vyjasňování rozdílů a v hoším případě k nepřesné a nekonzistentní prezentaci informací.
Úprava dat v souborech Excelu je zřídka jednoduchá, protože přidávání polí, kopírování vzorců a dat může narušit přednastavené vazby a funkce. Přidání nového datového pole (sloupce) typicky znamená, že toto pole musí být vytvořeno a naplněno daty i pro již existující data.
Pokud jsou analyzovaná data rozložena v několika tabulkách sešitu je zřejmé, že každá z těchto tabulek bude vyžadovat vložení tohoto nového pole. Pokud se funkce a výpočty v tabulce odkazují na jiné tabulky v sešitu, přidání datového pole může být komplikovaný úkol a často není hned zřejmé, které výpočty a funkce jsou přidaným polem ovlivněny. Ztrácet čas s "čištěním" takovýchto dat a sychnronizací výpočtů je nadbytečná práce s nejistým výsledkem.
Nejkomplexnější indikátory vyžadují výpočtové vzorce, , které se odkazují na několik sloupců nebo dimenzí a využívají komplexní filtry. Když se stane nemožným počítat klíčové indikátory s pomocí jednoho vzorce, reporting se stane zdlouhavým procesem. Jinými slovy, k vytvoření smysluplných indikátorů je třeba začít využívat aplikace přesahující rámec vestavěných možností MS Excel.
Čím déle Vám bude trvat příprava a údržba reportu, tím méně budete schopni využívat jeho poznatků k řízení podniku.Delší intervaly pro reporting stojí Vaši organizaci peníze a brání jí reagovat na změny v reálném čase.
MS Excel nabízí nástroje pro vizualizaci menších a jednodušších souborů dat, S růstem objemů a složitosti dat se tyto vizualizace stávají statické a téměř neprezentovatelné. Nedokonale navržené data vizualizace bez možnosti jejich vylepšení jsou nejen málo inspirující, ale také mohou být dokonce matoucí.
V tomto aspektu se uživatel dostává do velké nevýhody, protože kvalitní možnosti vizualizace dovolují sledovat např. různé charakteristické obrazce v časových řadách nebo měnící se trendy. Zlepšené způsoby vizualizace umožňuji lépe poznat a pochopit i složitější souvislosti, které nejsou na první pohled patrné.
Jak je z výše uvedeného vidět, není třeba rozsáhlých nebo komplexních dat abychom došli k omezením MS Excel v oblasti reportingu. Pokud identifikujete některou z předchozích 5 obtíží, nastává čas k náhradě MS Excelu jiným robustnějším business intelligence řešením. Dnešní business intelligence nástroje mohou pracovat s objemy dat v řádu giga až terra bytů, zpracovat data z několika zdrojů a připravit poutavé vizualizace, které umožní VAší společnosti dělat důležitá rozhodnutí v reálném čase.